declub_privacy 

         

PRIVACYVERKLARING HCGE

Hockeyclub Gorssel Epse (HCGE) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit document willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

HCGE houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit document;

  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;

  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als HCGE zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons privacy beleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dat via de contactgegevens onder aan dit document.

VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS VAN LEDEN:

Uw persoonsgegevens worden door HCGE verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

  • Administratieve doeleinden zoals vastlegging van het lidmaatschap, teamindelingen, ledenadministratie en contributieheffing

  • Informatie en communicatie verstrekking en uitnodigen voor bijvoorbeeld bijeenkomsten;

  • Verschaffen van toegang tot LISA

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de lidmaatschapsovereenkomst.

De volgende persoonsgegevens worden voor de bovenstaande doelstellingen verwerkt:

  • Naam/ voorletters/ tussenvoegsel

  • Adres

  • Postcode

  • Woonplaats

  • Telefoonnummer

  • E-mailadres

  • Geslacht

  • Geboortedatum

  • IBAN en tenaamstelling

  • Betaalwijze

  • Lidmaatschapsnummer

  • Hockey ervaring

  • Scheidsrechterskaart

  • Betalingsfrequentie

Uw persoonsgegevens worden door HCGE opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna indien er facturen openstaan gedurende de incassoperiode. Indien het lidmaatschap wordt opgezegd en aan alle financiële verplichtingen is voldaan worden uw gegevens binnen een jaar na einde lidmaatschap verwijderd.

Verwerking van persoonsgegevens van vrijwilligers zoals Trainers

Persoonsgegevens van vrijwilligers zoals trainers worden door HCGE verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

  • Uitvoering geven aan de vrijwilligersovereenkomst.

  • Informatie en communicatie verstrekking en uitnodigen voor bijvoorbeeld bijeenkomsten;

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de vrijwilligersovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstellingen kan HCGE de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;

  • Tussenvoegsel;

  • Achternaam;

  • Telefoonnummer;

  • E-mailadres;

  • IBAN en tenaamstelling

Uw persoonsgegevens worden door HCGE opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen voor de periode dat men een contract heeft. Omdat HCGE verplicht is om financiële administratie 7 jaar te bewaren, worden gegevens tot maximaal 7 jaar na afloop van de overeenkomst bewaard als onderdeel van de financiële administratie.

Verwerking van persoonsgegevens van coaches en Begeleiders

Persoonsgegevens van trainers worden door HCGE verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

  • Informatie en communicatie verstrekking en uitnodigen voor bijvoorbeeld bijeenkomsten;

  • Verschaffen toegang tot LISA

  • Verschaffen toegang tot het digitale wedstrijd formulier

Voor de bovenstaande doelstellingen kan HCGE de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;

  • Tussenvoegsel;

  • Achternaam;

  • Telefoonnummer;

  • E-mailadres;

Uw persoonsgegevens worden door HCGE opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen voor de periode dat men actief is als coach en/of begeleider. Daarna worden deze binnen een jaar verwijderd.

Verwerking van persoonsgegevens van SPONSOREN

Persoonsgegevens van donateurs sponsoren worden door HCGE verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

  • Uitvoering geven aan sponsorovereenkomst

  • Informatie en communicatie verstrekking en uitnodigen voor bijvoorbeeld bijeenkomsten;

Grondslag voor deze persoonsgegevens is sponsorovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstellingen kan HCGE de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;

  • Tussenvoegsel;

  • Achternaam;

  • Telefoonnummer;

  • E-mailadres;

Uw persoonsgegevens worden door HCGE opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen voor de periode dat men een overeenkomst heeft.

BEELDRECHT

Tijdens de trainingen, wedstrijden en hockeygerelateerde activiteiten bij HCGE kunnen foto’s en video’s worden gemaakt van acties en sfeerbeelden waarop leden van HCGE, leden van andere verenigingen of bezoekers staan afgebeeld. Deze beelden kunnen op de website en/of app en/of sociale media van HCGE verschijnen. Indien hiertegen bezwaren bestaan dient dit via communicatie@hcepse.nlkenbaar te worden gemaakt.

Deze opt-out mogelijkheid is niet van toepassing op algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop gebruiker niet centraal en duidelijk herkenbaar is afgebeeld.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van informatie met betrekking tot wedstrijden via LISA (website en app), LISA deelt data met:

    • de KNHB (en het Digitaal Wedstrijd Formulier)

    • Drillster i.v.m. examen arbitrage

       

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

HCGE bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens HCGE van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;

  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;

  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;

  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

  • Onze bestuurs- en commissieleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.


Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van onze Privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op via communicatie@hcepse.nl

 
Hoofd sponsor
Sponsoren
Webshop